Prezentul Acord privind prelucrarea datelor („DPA”) face parte din acordul care reglementează utilizarea Platformei și Serviciilor KWIGA, inclusiv a Termenii și condițiile KWIGA („Acordul”), încheiat între:
TUTERIA VCC, cu sediul social la adresa Strada Vrabcha 17A, Etajul 1, Ap. 3, 1000 Sofia, Bulgaria („KWIGA”, „TUTERIA”, „noi”, „ne” sau „Persoana împuternicită de operator”),
și
persoana fizică, societatea, organizația, școala, Expertul, creatorul de cursuri sau altă entitate care utilizează Serviciile KWIGA și stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal prin intermediul Platformei KWIGA („Clientul”, „Utilizatorul platformei” sau „Operatorul”).
Prezentul DPA se aplică atunci când și în măsura în care TUTERIA VCC prelucrează Date cu caracter personal în numele Clientului în legătură cu furnizarea Serviciilor KWIGA.
Prezentul DPA completează Acordul și va fi interpretat împreună cu Politica de confidențialitate KWIGA și alte documente contractuale aplicabile.
În sensul prezentului DPA:
„Legislația aplicabilă privind protecția datelor” înseamnă toate legile privind protecția datelor și confidențialitatea aplicabile prelucrării Datelor cu caracter personal în temeiul prezentului DPA, inclusiv, după caz, Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).
„Operator”, „Persoană împuternicită de operator”, „Persoană vizată”, „Date cu caracter personal”, „Prelucrare”, „Încălcare a securității datelor cu caracter personal” și „Autoritate de supraveghere” au înțelesurile care le sunt atribuite în GDPR sau în alte Legislații aplicabile privind protecția datelor.
„Client” înseamnă Utilizatorul platformei care utilizează Serviciile KWIGA și stabilește scopurile și mijloacele de Prelucrare a Datelor serviciului.
„Date ale serviciului” înseamnă Date cu caracter personal încărcate pe, colectate prin, generate în cadrul sau prelucrate în alt mod prin intermediul Platformei KWIGA de către sau în numele Clientului în legătură cu utilizarea Serviciilor.
Datele serviciului pot include Date cu caracter personal prelucrate prin intermediul KWIGA CRM, LMS, cursurilor, programelor educaționale, funcționalităților de gestionare a studenților și clienților, instrumentelor de comunicare, automatizărilor, evaluărilor și altor funcții ale Platformei utilizate de Client.
„Subpersoană împuternicită” înseamnă un terț contractat de KWIGA pentru a Prelucra Datele serviciului în numele Clientului.
Atunci când Clientul stabilește scopurile și mijloacele de Prelucrare a Datelor serviciului, Clientul acționează în calitate de Operator al acestor Date cu caracter personal.
Clientul este responsabil pentru activitățile sale de Prelucrare și pentru respectarea obligațiilor aplicabile Operatorilor în temeiul Legislației aplicabile privind protecția datelor.
Atunci când TUTERIA VCC Prelucrează Datele serviciului în numele Clientului și în conformitate cu instrucțiunile Clientului, TUTERIA VCC acționează în calitate de Persoană împuternicită de operator.
TUTERIA VCC va Prelucra aceste Date ale serviciului în conformitate cu prezentul DPA, Acordul, instrucțiunile documentate ale Clientului și Legislația aplicabilă privind protecția datelor.
Anumite activități de Prelucrare pot fi desfășurate de TUTERIA VCC în scopuri stabilite în mod independent de TUTERIA VCC.
Astfel de scopuri pot include, după caz:
administrarea și operarea Platformei KWIGA;
securitatea și integritatea Platformei;
prevenirea fraudei și a abuzurilor;
detectarea și investigarea accesului neautorizat și a incidentelor de securitate;
respectarea obligațiilor legale sau de reglementare;
gestionarea propriilor relații contractuale ale TUTERIA VCC;
constatarea, exercitarea sau apărarea pretențiilor legale; și
alte scopuri descrise în Politica de confidențialitate KWIGA.
În cazul în care TUTERIA VCC stabilește în mod independent scopurile și mijloacele unei astfel de Prelucrări, TUTERIA VCC acționează în calitate de Operator independent cu privire la acea Prelucrare.
O astfel de Prelucrare este reglementată de Politica de confidențialitate KWIGA și de Legile aplicabile privind protecția datelor și nu constituie o Prelucrare efectuată de TUTERIA VCC în calitate de Persoană împuternicită de operator în temeiul prezentului DPA.
Faptul că Clientul și TUTERIA VCC pot Prelucra anumite informații referitoare la aceeași Persoană vizată nu înseamnă, în sine, că părțile acționează în calitate de operatori asociați.
Rolul fiecărei părți va fi stabilit prin raportare la scopurile și mijloacele activității de Prelucrare relevante.
Clientul va respecta Legile aplicabile privind protecția datelor în legătură cu colectarea, utilizarea, divulgarea și alte activități de Prelucrare a Datelor de serviciu.
Clientul este responsabil să se asigure că:
a. dispune de un temei juridic adecvat pentru Prelucrarea Datelor de serviciu;
b. Datele de serviciu au fost colectate în mod legal;
c. Datele de serviciu sunt divulgate în mod legal sau puse la dispoziția KWIGA în alt mod pentru Prelucrare;
d. Persoanele vizate primesc toate informările privind confidențialitatea și informațiile necesare în temeiul Legilor aplicabile privind protecția datelor;
e. orice consimțământ necesar pentru activitățile de Prelucrare ale Clientului a fost obținut în mod valabil;
f. instrucțiunile Clientului către KWIGA respectă Legile aplicabile privind protecția datelor;
g. Clientul prelucrează numai Date cu caracter personal necesare pentru scopurile sale legitime și legale; și
h. sunt stabilite perioade de păstrare adecvate pentru Datele de serviciu aflate sub controlul Clientului.
Clientul nu va utiliza Serviciile pentru a colecta sau Prelucra Categorii speciale de date cu caracter personal în sensul articolului 9 din GDPR, cu excepția cazului în care Clientul a stabilit un temei juridic valabil și, atunci când este necesar, o condiție aplicabilă în temeiul articolului 9 din GDPR pentru o astfel de Prelucrare.
În cazul în care Clientul utilizează chestionare, formulare, câmpuri personalizate, conținut încărcat sau alte funcționalități ale Serviciilor pentru a colecta sau Prelucra astfel de date, Clientul acționează în calitate de Operator și este responsabil pentru stabilirea legalității, scopurilor și domeniului de aplicare al unei astfel de Prelucrări, furnizarea tuturor informațiilor necesare Persoanelor vizate, obținerea consimțământului explicit atunci când se bazează pe consimțământ și respectarea tuturor celorlalte cerințe aplicabile ale Legilor aplicabile privind protecția datelor.
KWIGA Prelucrează astfel de Date de serviciu în numele Clientului și în conformitate cu instrucțiunile documentate ale Clientului și cu prezentul DPA.
Clientul instruiește KWIGA să Prelucreze Datele de serviciu după cum este necesar pentru a:
furniza Serviciile selectate și configurate de Client;
găzdui și menține Datele de serviciu;
furniza funcționalități CRM, LMS și alte funcționalități ale Platformei;
furniza acces la cursuri și alte produse;
administra funcționalitățile selectate de Client;
furniza asistență tehnică;
menține și securiza Serviciile; și
executa în alt mod Acordul și instrucțiunile documentate ale Clientului.
Utilizarea și configurarea Platformei KWIGA de către Client, inclusiv setările, acțiunile și funcționalitățile activate de Client, precum și crearea și publicarea de către Client a paginilor web, formularelor, notificărilor și altor materiale prin intermediul Platformei, pot fi considerate instrucțiuni documentate în sensul prezentului DPA.
Clientul stabilește în mod independent conținutul Politicii sale de confidențialitate, al notificărilor privind confidențialitatea, al formularelor și al altor materiale furnizate Persoanelor vizate prin intermediul Platformei și este responsabil pentru conformitatea acestora cu Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor și cu prelucrarea efectivă a datelor cu caracter personal ale Clientului. KWIGA nu este obligată să verifice sau să aprobe conținutul acestor materiale.
Dacă KWIGA consideră în mod rezonabil că o instrucțiune din partea Clientului încalcă Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor, KWIGA va informa Clientul fără întârzieri nejustificate.
KWIGA poate suspenda Prelucrarea relevantă în măsura în care este necesar în mod rezonabil până când instrucțiunea este modificată, clarificată sau confirmată ca fiind legală.
KWIGA va Prelucra Datele de Serviciu numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, cu excepția cazului în care Prelucrarea este impusă de legislația aplicabilă a Uniunii sau a statului membru.
În cazul în care KWIGA este obligată prin lege să Prelucreze Datele de Serviciu altfel decât pe baza instrucțiunilor Clientului, KWIGA va informa Clientul cu privire la această cerință legală înainte de Prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice o astfel de informare din motive importante de interes public.
KWIGA va asigura că persoanele autorizate să Prelucreze Datele de Serviciu:
Prelucrează astfel de date numai în măsura necesară pentru îndeplinirea atribuțiilor lor;
fac obiectul unor obligații corespunzătoare de confidențialitate; și
li se acordă acces numai atunci când este necesar în mod rezonabil.
KWIGA va implementa măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare, concepute pentru a proteja Datele de Serviciu în conformitate cu Secțiunea 7 și Anexa B la prezentul DPA.
Ținând seama de natura Prelucrării și de informațiile disponibile pentru KWIGA, KWIGA va oferi asistență rezonabilă Clientului în îndeplinirea obligațiilor sale în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor, inclusiv a obligațiilor referitoare la:
cererile Persoanelor Vizate;
securitatea Prelucrării;
Încălcările Securității Datelor cu Caracter Personal;
evaluările impactului asupra protecției datelor; și
consultările cu Autoritățile de Supraveghere, după caz.
KWIGA va păstra evidențe și informații referitoare la activitățile sale de Prelucrare în măsura impusă de Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor.
Clientul, în calitate de Operator, este responsabil în principal pentru răspunsul la cererile Persoanelor Vizate referitoare la Datele de Serviciu Prelucrate de KWIGA în numele Clientului.
KWIGA pune la dispoziția Clientului funcționalități și/sau mecanisme corespunzătoare pentru a accesa, gestiona și exporta Datele de Serviciu aflate sub controlul Clientului și, acolo unde este permis de funcționalitatea relevantă, pentru a corecta sau șterge astfel de Date de Serviciu, sub rezerva cerințelor legale aplicabile.
Ținând seama de natura Prelucrării, KWIGA va oferi asistență rezonabilă Clientului prin măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare, în măsura posibilului, pentru îndeplinirea obligațiilor Clientului de a răspunde cererilor Persoanelor Vizate.
Dacă KWIGA primește o cerere din partea unei Persoane Vizate referitoare în principal la Date de Serviciu pentru care Clientul este Operatorul, KWIGA poate îndruma Persoana Vizată către Client și, dacă este cazul, poate informa Clientul cu privire la cerere.
KWIGA nu va răspunde în mod independent unei astfel de cereri în numele Clientului, cu excepția cazului în care:
este instruită de Client;
este permis în temeiul Acordului; sau
este impus de legislația aplicabilă.
Prin acceptarea prezentului DPA, Clientul furnizează KWIGA o instrucțiune documentată permanentă de a prelucra și, după caz, de a șterge sau anonimiza Datele Serviciului ca răspuns la cererile de ștergere formulate de Persoanele Vizate.
În cazul în care KWIGA primește o cerere din partea unei Persoane Vizate referitoare la Datele Serviciului pentru care Clientul acționează în calitate de Operator de Date, KWIGA va notifica Clientul cu privire la această cerere și îi va oferi posibilitatea de a furniza instrucțiuni documentate suplimentare sau contrare instrucțiunii inițiale.
Dacă Clientul nu furnizează o instrucțiune documentată contrară instrucțiunii inițiale în termen de paisprezece (14) zile calendaristice de la data notificării transmise de KWIGA, KWIGA este autorizată și instruită să procedeze la ștergerea sau anonimizarea Datelor Serviciului relevante, în conformitate cu prezentul DPA și cu Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor. Perioada de paisprezece (14) zile calendaristice reprezintă un termen contractual în care Clientul poate furniza instrucțiuni către KWIGA și nu stabilește și nu modifică niciun termen legal aplicabil Clientului sau KWIGA în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor, inclusiv GDPR, Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California (California Consumer Privacy Act), astfel cum a fost modificată, sau Legea privind confidențialitatea și securitatea datelor din Texas (Texas Data Privacy and Security Act).
KWIGA poate proceda la o astfel de ștergere sau anonimizare, cu excepția cazului în care Clientul a furnizat o instrucțiune documentată contrară instrucțiunii inițiale în termenul aplicabil de paisprezece (14) zile calendaristice. Datele cu Caracter Personal nu vor fi șterse sau anonimizate în măsura în care păstrarea sau prelucrarea lor în continuare este impusă de Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor sau de prezentul DPA.
Clientul, în calitate de Operator, este responsabil pentru stabilirea perioadelor corespunzătoare de păstrare a Datelor de Serviciu Prelucrate în scopurile stabilite de Client, sub rezerva mecanismelor de păstrare și ștergere stabilite în temeiul prezentului DPA și al Acordului.
Datelor Serviciului li se pot aplica perioade diferite de păstrare, în funcție de natura și scopul datelor respective și de funcționalitatea prin intermediul căreia aceste date sunt Prelucrate.
După încetarea sau expirarea abonamentului Clientului, Datele Serviciului referitoare la Clientul respectiv pot fi păstrate pentru o perioadă de până la nouăzeci (90) de zile de la data încheierii perioadei de abonament a Clientului, pentru a permite reactivarea, recuperarea datelor și încetarea ordonată a utilizării Serviciilor.
După expirarea perioadei de 90 de zile menționate mai sus, contul și/sau școala respectivă pot fi dezactivate, ascunse sau făcute în alt mod inaccesibile prin interfața obișnuită a Platformei KWIGA, fără ștergerea sau modificarea Datelor Serviciului conținute în acestea.
Datele Serviciului respective pot fi păstrate pentru o perioadă suplimentară de până la nouăzeci (90) de zile pentru a permite restaurarea acestora, soluționarea aspectelor tehnice sau contractuale și asigurarea finalizării ordonate a furnizării Serviciilor.
După expirarea unei perioade totale de o sută optzeci (180) de zile de la încetarea sau expirarea abonamentului, Datele Serviciului respective vor fi șterse din sistemele active ale Platformei KWIGA în conformitate cu procedurile aplicabile de păstrare și ștergere a datelor.
Procedura de mai sus se aplică sub rezerva instrucțiunilor documentate ale Operatorului relevant, a prezentului DPA și a Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor. Aceasta nu se aplică Datelor cu Caracter Personal pe care TUTERIA VCC le Prelucrează în mod independent și legal în calitate de Operator independent, în conformitate cu Secțiunea 5.7.
Datele de Serviciu sunt, în general, păstrate pe durata utilizării de către Client a Serviciilor KWIGA relevante și în conformitate cu:
instrucțiunile documentate ale Clientului;
prezentul DPA;
Acordul; și
Legile aplicabile privind protecția datelor.
Nicio prevedere din această Secțiune nu exonerează Clientul de responsabilitatea sa, în calitate de Operator, de a determina dacă anumite Date privind Serviciul mai sunt necesare și ar trebui să continue să fie păstrate.
KWIGA oferă Clientului funcționalități și/sau mecanisme adecvate pentru a accesa, gestiona și exporta Datele privind Serviciul aflate sub controlul Clientului și, acolo unde este acceptat de funcționalitatea relevantă, pentru a șterge astfel de Date privind Serviciul, sub rezerva cerințelor legale aplicabile.
În cazul în care Clientul șterge manual un contact sau alte Date ale Serviciului prin intermediul Platformei KWIGA, datele respective vor fi inițial supuse unei ștergeri logice (soft deletion) și vor putea fi recuperate pentru o perioadă de până la treizeci (30) de zile de la data ștergerii. După expirarea acestei perioade, Datele cu Caracter Personal respective vor fi șterse definitiv din sistemele active ale Platformei KWIGA, sub rezerva cerințelor legale aplicabile și a păstrării datelor pe care Persoana Împuternicită de Operator este autorizată sau obligată prin lege să le păstreze.
După încetarea sau expirarea abonamentului Clientului, Datele Serviciului pot fi păstrate în conformitate cu perioadele și condițiile stabilite în Secțiunea 5.2.
În primele nouăzeci (90) de zile, Clientului i se poate oferi o posibilitate rezonabilă de a recupera sau exporta Datele Serviciului, în funcție de funcționalitatea Serviciilor relevante.
După expirarea acestei perioade, contul și/sau școala respectivă pot fi dezactivate, ascunse sau făcute inaccesibile prin interfața obișnuită a Platformei KWIGA. Datele Serviciului pot fi păstrate pentru o perioadă suplimentară de până la nouăzeci (90) de zile în conformitate cu Secțiunea 5.2.
După expirarea unei perioade totale de o sută optzeci (180) de zile de la încetarea sau expirarea abonamentului, Datele Serviciului respective vor fi șterse din sistemele active ale Platformei KWIGA în conformitate cu procedurile aplicabile de ștergere, prezentul DPA, instrucțiunile documentate ale Operatorului și Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor.
În cazul în care Datele privind Serviciul rămân temporar în sisteme de backup, de recuperare în caz de dezastru sau sisteme similare după ștergerea din sistemele active, aceste date vor rămâne supuse unor măsuri de securitate adecvate și nu vor fi restaurate sau utilizate pentru prelucrare obișnuită, cu excepția cazului în care este necesar pentru recuperarea în caz de dezastru, securitate, conformitate legală sau alte scopuri tehnice legitime.
Astfel de copii vor fi șterse sau suprascrise în conformitate cu procedurile aplicabile ale KWIGA privind păstrarea copiilor de rezervă.
În cazul în care Datele Serviciului sunt șterse manual de către Client și ulterior sunt șterse definitiv din sistemele active, copii ale acestor date pot rămâne în sistemele de backup create înainte de ștergerea definitivă pentru o perioadă suplimentară de până la șapte (7) zile. După expirarea acestei perioade, aceste copii vor fi șterse sau suprascrise în conformitate cu procedurile aplicabile de păstrare a copiilor de siguranță.
Această Secțiune se aplică Datelor privind Serviciul prelucrate de TUTERIA VCC în calitate de Persoană împuternicită de operator.
Aceasta nu impune TUTERIA VCC să șteargă Datele cu caracter personal pe care TUTERIA VCC le prelucrează în mod independent și legal în calitatea sa de Operator.
Astfel de date pot fi păstrate atunci când este necesar pentru scopurile descrise în documentul KWIGA Politica de confidențialitate și în conformitate cu Legile aplicabile privind protecția datelor.
Clientul acordă o autorizare generală pentru ca KWIGA să angajeze Subpersoane împuternicite atunci când este necesar în mod rezonabil pentru furnizarea, întreținerea, asistența, funcționarea sau securitatea Serviciilor KWIGA.
Înainte de a permite unei Subpersoane împuternicite să prelucreze Date privind Serviciul, KWIGA se va asigura că Subpersoana împuternicită este supusă unor obligații contractuale privind protecția datelor care oferă un nivel adecvat de protecție pentru Datele privind Serviciul și respectă cerințele aplicabile subpersoanelor împuternicite în temeiul Legilor aplicabile privind protecția datelor.
KWIGA va rămâne responsabilă pentru îndeplinirea de către Subpersoanele sale împuternicite a obligațiilor sale privind protecția datelor, în măsura impusă de Legile aplicabile privind protecția datelor.
KWIGA va pune la dispoziția Clienților, printr-un mecanism adecvat, informații privind Subpersoanele împuternicite relevante.
În cazul în care este impus de Legile aplicabile privind protecția datelor, KWIGA va oferi o notificare rezonabilă cu privire la modificările semnificative intenționate referitoare la adăugarea sau înlocuirea Subpersoanelor împuternicite.
Clientul poate formula obiecții rezonabile referitoare în mod specific la preocupările privind protecția datelor care decurg din Subpersoana împuternicită propusă.
Părțile vor acționa cu bună-credință pentru a soluționa orice astfel de obiecție rezonabilă.
În cazul în care un Client activează sau conectează în mod independent o integrare terță folosind propriul cont, propriile date de autentificare sau propriile chei API, TUTERIA prelucrează și transmite Datele privind Serviciul către respectiva parte terță, conform instrucțiunilor documentate ale Clientului.
Clientul este responsabil să determine dacă utilizarea de către acesta a unui astfel de serviciu terț respectă Legile aplicabile privind protecția datelor, inclusiv să stabilească orice aranjamente contractuale necesare și garanții privind transferurile internaționale de date cu respectiva parte terță.
Ținând seama de stadiul tehnicii, de costurile implementării și de natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile Prelucrării, precum și de riscurile cu probabilitate și gravitate variabile pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, KWIGA va implementa și menține măsuri tehnice și organizatorice adecvate, concepute pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscului.
În funcție de natura și riscurile Prelucrării relevante, astfel de măsuri pot include:
a. mecanisme de control al accesului și de autorizare;
b. măsuri concepute pentru a menține o separare și o autorizare adecvate între mediile și datele Clienților;
c. măsuri de autentificare și gestionare a accesului;
d. înregistrare în jurnal și monitorizare;
e. măsuri concepute pentru detectarea activităților suspecte, a abuzurilor și a accesului neautorizat;
f. controale privind traficul și solicitările, inclusiv controale ale frecvenței, după caz;
g. gestionarea vulnerabilităților;
h. testarea securității;
i. proceduri de detectare și răspuns la incidente;
j. măsuri de backup și recuperare;
k. controale referitoare la accesul contractorilor, furnizorilor de servicii și altor persoane autorizate;
l. proceduri de revizuire a evenimentelor și incidentelor de securitate; și
m. revizuirea și testarea periodică a controalelor tehnice și organizatorice relevante de securitate.
Informații suplimentare privind categoriile de măsuri tehnice și organizatorice implementate de KWIGA sunt prevăzute în Anexa B.
KWIGA își poate actualiza periodic măsurile tehnice și organizatorice pentru a reflecta:
evoluțiile tehnologice;
riscurile identificate;
modificările aduse Serviciilor;
rezultatele revizuirilor de securitate;
incidentele de securitate; și
modificările legislației aplicabile.
Astfel de modificări nu vor reduce în mod semnificativ nivelul general de protecție oferit Datelor privind Serviciile.
KWIGA va notifica Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o Încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează Datele privind Serviciile Prelucrate de KWIGA în numele Clientului.
În măsura în care informațiile relevante sunt disponibile în mod rezonabil pentru KWIGA, notificarea va include:
a. o descriere a naturii Încălcării securității datelor cu caracter personal;
b. categoriile de Date cu caracter personal afectate;
c. categoriile de Persoane vizate afectate;
d. numărul aproximativ de Persoane vizate afectate, dacă este cunoscut;
e. numărul aproximativ de înregistrări de Date cu caracter personal afectate, dacă este cunoscut;
f. consecințele probabile ale Încălcării securității datelor cu caracter personal, în cazul în care acestea pot fi determinate în mod rezonabil;
g. măsurile luate sau propuse pentru limitarea, investigarea și remedierea Încălcării securității datelor cu caracter personal; și
h. datele de contact sau un alt canal de contact adecvat prin care pot fi obținute informații suplimentare.
În cazul în care toate informațiile relevante nu sunt disponibile la momentul notificării inițiale, KWIGA poate furniza inițial informațiile disponibile și le poate completa etapizat, pe măsură ce investigația avansează.
KWIGA va lua măsuri adecvate pentru a:
investiga incidentul;
identifica natura și amploarea acestuia;
limita incidentul;
atenua efectele negative previzibile în mod rezonabil;
păstreze dovezile relevante;
remedieze vulnerabilitățile identificate, după caz; și
ia măsuri rezonabile menite să reducă riscul de reapariție.
Ținând cont de natura Prelucrării și de informațiile disponibile pentru KWIGA, KWIGA va oferi asistență rezonabilă Clientului pentru îndeplinirea obligațiilor aplicabile referitoare la:
notificarea unei Autorități de Supraveghere;
comunicarea cu Persoanele Vizate afectate;
evaluarea riscurilor pentru drepturile și libertățile persoanelor; și
documentarea Încălcării securității Datelor cu Caracter Personal.
Clientul rămâne responsabil, în calitatea sa de Operator, pentru a stabili dacă o Încălcare a securității Datelor cu Caracter Personal care afectează Datele Serviciului necesită:
notificarea unei Autorități de Supraveghere;
comunicarea către Persoanele Vizate afectate; sau
alte acțiuni necesare în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor.
Aceasta nu afectează nicio obligație juridică independentă a TUTERIA VCC referitoare la Datele cu Caracter Personal pentru care TUTERIA VCC acționează în calitate de Operator.
Notificarea sau cooperarea în legătură cu o Încălcare a securității Datelor cu Caracter Personal nu va constitui, prin ea însăși, o recunoaștere a culpei sau a răspunderii de către oricare dintre părți.
În cazul în care Datele Serviciului sunt Prelucrate în Spațiul Economic European („SEE”), o astfel de Prelucrare nu constituie un transfer către o țară terță în sensul Capitolului V din GDPR.
În cazul în care KWIGA sau un Subcontractant autorizat transferă Datele Serviciului în afara SEE către o jurisdicție care nu a fost recunoscută ca oferind un nivel adecvat de protecție în temeiul legislației aplicabile, KWIGA va asigura implementarea unui mecanism de transfer adecvat, acolo unde este necesar.
Astfel de mecanisme pot include:
o decizie de adecvare adoptată de Comisia Europeană;
Clauze Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană;
Reguli Corporative Obligatorii, după caz; sau
un alt mecanism de transfer legal recunoscut în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor.
Atunci când este necesar în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor, KWIGA va implementa măsuri suplimentare adecvate transferului relevant și riscurilor asociate.
KWIGA va furniza, la cererea Clientului, informații rezonabile referitoare la garanțiile aplicabile pentru transferurile internaționale, atunci când este necesar în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor.
KWIGA va pune la dispoziția Clientului informațiile necesare în mod rezonabil pentru a demonstra conformitatea cu obligațiile KWIGA în calitate de Persoană Împuternicită în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor.
La o cerere scrisă rezonabilă, KWIGA va furniza informații relevante referitoare la:
Prelucrarea de către aceasta a Datelor Serviciului;
măsurile tehnice și organizatorice aplicabile;
Subcontractanții relevanți; și
alte aspecte necesare în mod rezonabil pentru ca Clientul să evalueze conformitatea KWIGA cu prezentul DPA.
În cazul în care informațiile puse la dispoziție de KWIGA nu sunt suficiente în mod rezonabil pentru a demonstra conformitatea și în cazul în care este necesar un audit în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor, KWIGA va permite și va contribui la efectuarea unor audituri sau inspecții rezonabile referitoare la Prelucrarea Datelor Serviciului.
Cu excepția cazului în care se prevede altfel de către o Autoritate de Supraveghere sau de Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor, Clientul va:
furniza o notificare scrisă prealabilă rezonabilă privind un audit;
limita auditul la aspecte relevante pentru Prelucrarea în temeiul prezentului DPA;
efectua auditul în timpul orelor normale de lucru, acolo unde este rezonabil posibil;
evita perturbarea inutilă a operațiunilor KWIGA; și
se asigură că auditorii sunt supuși unor obligații corespunzătoare de confidențialitate.
Un audit nu va da dreptul Clientului sau auditorului acestuia să acceseze:
Date cu Caracter Personal aparținând unui alt Client;
informații confidențiale ale unui alt Client;
informații care ar compromite securitatea sistemelor KWIGA;
cod sursă sau alte proprietăți intelectuale protejate, cu excepția cazului în care acest lucru este cerut în mod specific de legislația aplicabilă; sau
informații care nu au legătură cu activitățile de Prelucrare ale Clientului.
Părțile vor coopera cu bună-credință în ceea ce privește solicitările rezonabile de audit din partea Autorităților de Supraveghere competente.
Ținând cont de natura Prelucrării și de informațiile disponibile pentru KWIGA, KWIGA va oferi asistență rezonabilă Clientului în legătură cu evaluările impactului asupra protecției datelor, atunci când Clientul este obligat să efectueze o astfel de evaluare în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor.
Atunci când este necesar în temeiul Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor, KWIGA va oferi asistență rezonabilă cu privire la consultarea prealabilă cu o Autoritate de Supraveghere competentă referitoare la Prelucrarea efectuată prin intermediul Serviciilor.
Fiecare parte va proteja Datele cu Caracter Personal și informațiile confidențiale primite în legătură cu prezentul DPA împotriva divulgării neautorizate.
KWIGA se va asigura că antreprenorii, furnizorii de servicii și alte persoane autorizate să Prelucreze Datele Serviciului sunt supuse unor obligații corespunzătoare de confidențialitate sau unei obligații legale aplicabile de confidențialitate.
Clientul se va asigura că datele de autentificare, drepturile de acces și funcționalitățile administrative puse la dispoziție prin intermediul Platformei KWIGA sunt utilizate numai de persoane autorizate în mod corespunzător.
Fiecare parte va păstra evidențe referitoare la activitățile sale de Prelucrare, în măsura impusă de Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor.
Părțile vor coopera în mod rezonabil una cu cealaltă atunci când este necesar pentru a răspunde solicitărilor legale din partea Autorităților de Supraveghere referitoare la Prelucrarea reglementată de prezentul DPA.
Nicio dispoziție din prezentul DPA nu obligă vreuna dintre părți să divulge informații atunci când divulgarea este interzisă de legislația aplicabilă.
Fiecare parte va fi responsabilă pentru propria conformitate cu Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor și pentru obligațiile care îi sunt atribuite în temeiul prezentului DPA.
Răspunderea dintre părți care decurge din sau în legătură cu prezentul DPA va fi supusă limitărilor și excluderilor de răspundere prevăzute în Acord, în măsura permisă de Legislația Aplicabilă privind Protecția Datelor.
Nicio dispoziție din prezentul DPA nu exclude sau limitează răspunderea atunci când o astfel de excludere sau limitare este interzisă de legislația aplicabilă.
Prezentul DPA intră în vigoare atunci când Clientul devine obligat prin Acord și KWIGA începe să Prelucreze Datele Serviciului în numele Clientului.
Prezentul DPA rămâne în vigoare atât timp cât KWIGA Prelucrează Datele Serviciului în numele Clientului.
Încetarea sau expirarea Acordului nu afectează dispozițiile prezentului DPA care, prin natura lor, sunt destinate să rămână în vigoare după încetare, inclusiv dispozițiile privind confidențialitatea, ștergerea sau returnarea Datelor Serviciului, răspunderea și legislația aplicabilă.
Prezentul DPA face parte din Acordul dintre Client și TUTERIA VCC care reglementează utilizarea Serviciilor KWIGA.
În cazul unui conflict între prezentul DPA și o altă dispoziție a Acordului referitoare la Prelucrarea Datelor Serviciului de către TUTERIA VCC în calitate de Persoană Împuternicită de Operator, prezentul DPA va prevala cu privire la aspectul conflictual privind protecția datelor.
KWIGA Politica de confidențialitate reglementează activitățile de Prelucrare pentru care TUTERIA VCC acționează în calitate de Operator.
Prezentul DPA reglementează Prelucrarea Datelor Serviciului efectuată de TUTERIA VCC în numele Clientului, în calitate de Persoană Împuternicită de Operator.
Prezentul DPA va fi guvernat de legea aplicabilă Acordului dintre Client și TUTERIA VCC, fără a aduce atingere dispozițiilor obligatorii ale Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor.
Nicio dispoziție din prezentul DPA nu limitează aplicarea GDPR sau competențele și jurisdicția unei Autorități de Supraveghere competente atunci când se aplică o astfel de lege sau jurisdicție.
KWIGA poate actualiza prezentul DPA atunci când este necesar în mod rezonabil pentru a:
respecta modificările Legislației Aplicabile privind Protecția Datelor;
reflectă modificările aduse Serviciilor KWIGA;
actualizează măsurile tehnice sau organizatorice;
actualizează acordurile privind Prelucrarea; sau
clarifică drepturile și obligațiile părților.
În cazul în care o modificare afectează în mod semnificativ Prelucrarea Datelor de Serviciu sau drepturile și obligațiile Clientului privind protecția datelor, KWIGA va transmite o notificare rezonabilă atunci când acest lucru este impus de legislația aplicabilă sau de Acord.
Întrebările privind prezentul DPA sau Prelucrarea de către KWIGA a Datelor de Serviciu în numele unui Client pot fi transmise la:
TUTERIA VCC
Strada Vrabcha 17A, etajul 1, apartamentul 3
1000 Sofia, Bulgaria
E-mail: support@kwiga.com
Prezenta anexă face parte din Acordul de prelucrare a datelor.
Prelucrarea Datelor de Serviciu de către KWIGA, în măsura necesară pentru a furniza, menține, sprijini și securiza Serviciile KWIGA selectate și configurate de Client.
Pe durata utilizării de către Client a Serviciilor KWIGA relevante. După încetarea sau expirarea abonamentului Clientului, Datele de Serviciu specifice Clientului pot fi păstrate timp de până la nouăzeci (90) de zile de la sfârșitul perioadei de abonament a Clientului, pentru a permite reactivarea, recuperarea datelor și încetarea ordonată a Serviciilor.
După expirarea acestei perioade, Datele cu Caracter Personal conținute în Datele de Serviciu specifice Clientului, inclusiv datele asociate comenzilor, vor fi anonimizate în conformitate cu Secțiunea 5 din DPA și cu procedurile aplicabile de păstrare ale KWIGA. După încă nouăzeci (90) de zile de la această anonimizare, datele corespunzătoare vor fi șterse definitiv din sistemele active ale Platformei KWIGA, în conformitate cu procedurile aplicabile de păstrare și ștergere, cu excepția cazului în care păstrarea continuă este impusă de legislația aplicabilă sau este permisă în alt mod în temeiul DPA. În cazul în care TUTERIA VCC prelucrează Date cu Caracter Personal în numele Clientului în calitate de Persoană Împuternicită de Operator, acest proces de păstrare și ștergere se va aplica sub rezerva instrucțiunilor documentate ale Clientului, a acordului aplicabil de prelucrare a datelor și a Legilor aplicabile privind protecția datelor.
Datele cu Caracter Personal prelucrate de TUTERIA VCC în calitatea sa de Operator independent sunt supuse perioadelor de păstrare aplicabile respectivei Prelucrări.
În funcție de Serviciile selectate și configurate de Client, Prelucrarea poate include:
colectare;
înregistrare;
organizare;
structurare;
stocare;
găzduire;
adaptare;
recuperare;
consultare;
utilizare;
transmitere;
punere la dispoziție;
administrare;
analiză conform instrucțiunilor Clientului;
restricționare;
export;
ștergere;
anonimizare; și
alte activități de prelucrare necesare pentru furnizarea Serviciilor selectate.
Prelucrarea Datelor de serviciu în scopurile stabilite de Client, inclusiv, în funcție de utilizarea KWIGA de către Client:
gestionarea cursanților și a clienților;
funcționalitate CRM;
funcționalitate LMS;
furnizarea și administrarea cursurilor și programelor educaționale;
administrarea accesului la produse digitale;
teste, chestionare și teme;
urmărirea progresului la curs;
certificate;
comunicarea cu cursanții și clienții;
funcționalitate de e-mail și notificări;
automatizări;
administrarea comenzilor;
funcționalitate de integrare;
asistență pentru clienți;
raportare și analiză selectate de Client; și
alte funcționalități activate sau configurate de Client.
În funcție de utilizarea Serviciilor de către Client, Persoanele vizate pot include:
studenți;
cursanți;
clienți;
clienți potențiali;
abonați;
participanți la curs;
angajați și contractori ai Clientului;
instructori;
administratori;
asistenți;
reprezentanți ai Clientului; și
alte persoane ale căror Date cu caracter personal sunt transmise către sau prelucrate prin Platforma KWIGA de către sau în numele Clientului.
În funcție de Serviciile utilizate de Client, Datele de serviciu pot include:
Informații de identitate și profil
prenume;
al doilea prenume;
nume de familie;
imagine de profil;
identificatori de cont sau profil.
Informații de contact
adresă de e-mail;
număr de telefon;
alte date de contact transmise de Client sau de Persoana vizată.
Informații educaționale și de învățare
cursuri și programe;
înscriere;
informații de acces;
progresul la curs;
finalizarea lecțiilor;
răspunsuri la chestionare și teste;
rezultatele testelor;
punctaje;
teme;
comentarii;
certificate;
realizări;
puncte și statusuri.
Informații CRM și de gestionare a clienților
etichete;
grupuri;
statusul clientului;
note;
istoricul clientului;
istoricul comunicărilor;
câmpuri personalizate configurate de Client.
Informații despre comenzi și tranzacții
identificatori de comandă;
produse;
sume;
monede;
reduceri;
cupoane;
statusul plății;
datele tranzacțiilor;
informații despre rambursări;
parametrii ratelor sau abonamentelor;
alte informații despre comenzi prelucrate în numele Clientului.
KWIGA nu solicită Clienților să transmită date de securitate ale cardurilor de plată, cum ar fi numere complete de card sau coduri CVC, în câmpurile obișnuite de Date de Serviciu CRM sau LMS.
Comunicări
mesaje;
e-mailuri;
comentarii;
informații legate de asistență;
alte comunicări prelucrate prin funcționalitățile selectate de Client.
Informații tehnice
În măsura în care sunt prelucrate în numele Clientului:
adresa IP;
informații de conectare/activitate;
informații despre dispozitiv sau browser;
identificatori tehnici;
marcaje temporale.
Serviciile KWIGA nu impun Clientului să prelucreze categorii speciale de date cu caracter personal. Cu toate acestea, Datele de Serviciu pot include categorii speciale de date cu caracter personal atunci când Clientul alege să colecteze sau să prelucreze în alt mod astfel de date prin chestionare, formulare, câmpuri personalizate, conținut încărcat, comunicări sau alte funcționalități configurabile ale Serviciilor.
Clientul stabilește conținutul și scopurile unei astfel de prelucrări și este responsabil pentru stabilirea unui temei juridic aplicabil și, acolo unde este necesar, a unei condiții aplicabile în temeiul articolului 9 din GDPR.
Prelucrarea poate avea loc continuu sau periodic pe durata utilizării de către Client a Serviciilor relevante, în funcție de funcționalitatea selectată și de instrucțiunile Clientului.
TUTERIA VCC implementează măsuri tehnice și organizatorice concepute pentru a oferi un nivel de securitate adecvat riscurilor asociate prelucrării Datelor de Serviciu.
Măsurile descrise mai jos reprezintă categorii de măsuri de securitate și pot fi adaptate sau completate periodic în funcție de natura prelucrării, evoluțiile tehnologice, riscurile identificate și modificările aduse Serviciilor KWIGA.
KWIGA implementează măsuri concepute pentru a restricționa accesul la Datele cu caracter personal și la funcționalitățile Platformei pentru utilizatorii, persoanele și sistemele autorizate.
Astfel de măsuri pot include:
autentificarea utilizatorilor;
gestionarea rolurilor și permisiunilor;
controale de autorizare;
restricții de acces bazate pe contextul relevant al utilizatorului sau al Clientului;
gestionarea și revizuirea drepturilor de acces interne; și
măsuri concepute pentru a preveni accesul neautorizat între mediile Clienților.
KWIGA implementează controale tehnice concepute pentru a se asigura că accesul la datele Clienților este restricționat în mod corespunzător în funcție de Client, cont, școală, proiect sau alt context de autorizare aplicabil.
Controalele de autorizare sunt revizuite și testate în mod corespunzător pentru funcționalitatea relevantă.
KWIGA utilizează mecanisme de jurnalizare și monitorizare adecvate funcționării și securității Serviciilor.
Aceste măsuri pot include:
jurnalizarea aplicațiilor și sistemelor;
monitorizarea evenimentelor de securitate;
detectarea activităților suspecte;
monitorizarea erorilor;
monitorizarea traficului;
analiza activităților neobișnuite sau potențial abuzive; și
păstrarea evidențelor relevante privind incidentele de securitate.
KWIGA implementează măsuri concepute pentru a detecta, restricționa și răspunde la abuzuri, acces neautorizat și utilizarea automată necorespunzătoare a funcționalităților Platformei.
În funcție de serviciul sau endpointul relevant, aceste măsuri pot include:
controale ale solicitărilor;
controale ale ratei;
restricții de acces;
mecanisme automate sau manuale de blocare;
detectarea activităților suspecte; și
controale suplimentare de verificare sau autorizare.
KWIGA menține procese pentru identificarea, evaluarea și remedierea vulnerabilităților de securitate.
Astfel de măsuri pot include:
revizuiri de securitate;
testarea controalelor de autorizare;
testare automatizată, după caz;
remedierea vulnerabilităților;
revizuirea constatărilor de securitate;
testare de regresie; și
verificarea măsurilor corective.
KWIGA menține procese concepute pentru a detecta, escalada, investiga, limita și remedia incidentele de securitate și încălcările securității datelor cu caracter personal.
Astfel de procese pot include:
escaladarea incidentelor;
investigație tehnică;
păstrarea și analiza jurnalelor relevante;
măsuri de limitare;
remediere;
evaluarea riscurilor;
evaluarea notificării autorităților de reglementare și a Clienților;
revizuire post-incident; și
implementarea acțiunilor corective.
Persoanele autorizate să acceseze Datele serviciului sunt supuse obligațiilor corespunzătoare de confidențialitate.
Accesul la Datele cu caracter personal este acordat pe baza cerințelor operaționale și este limitat acolo unde este posibil în mod rezonabil.
KWIGA menține procese de backup și recuperare adecvate Serviciilor și infrastructurii relevante.
Datele de backup fac obiectul unor controale adecvate de acces și securitate.
Datele cu caracter personal șterse pot rămâne temporar în sistemele de backup până când sunt șterse sau suprascrise în conformitate cu procedurile aplicabile de păstrare a backupurilor.
KWIGA implementează măsuri concepute pentru a sprijini disponibilitatea și reziliența Serviciilor, adecvate naturii și riscului Prelucrării relevante.
Măsurile tehnice și organizatorice pot fi revizuite și actualizate pe baza:
modificărilor aduse Platformei;
riscurilor de securitate identificate;
constatărilor privind vulnerabilitățile;
incidentelor;
modificărilor cerințelor legale aplicabile; și
evoluțiilor tehnologice.
Actualizările nu vor reduce în mod semnificativ nivelul general de protecție oferit Datelor serviciului.